ICL Services

Глобальная энергетическая компания

Задачи

Для повышения скорости принятия решений и внутреннго взаимодействия Заказчик был заинтересован в оценке эффективности действующих процессов делопроизводства и поддерживающей его системы документооборота. Заказчик также хотел оценить эффективность текущего уровня автоматизации процессов делопроизводства.

Цели

  • Провести экспресс-анализ процессов делопроизводства, заложенных в действующей системе документооборота
  • Проанализировать исполнительскую дисциплину пользователей в действующей системе документооборота
  • Определить пути улучшения процесса
Решение

Реализованное нами решение

  1. В рамках подготовки к автоматизации процессов делопроизводства Заказчика был проведен анализ процессов делопроизводства, выполняемых в действующей системе документооборота. Для анализа силами ICL Services была сделана выгрузка файлов из действующей системы, был произведен анализ данных и анализ полученных результатов.
  2. Реализация проекта заняло 1 рабочий месяц. Исследование выявило следующие показатели: всего за данный период было введено в систему 4325 документов, из них резолюция введена только для 3601 документа, из них отмечены как исполненные только 55 документов. Остальные 4270 входящих документа в системе действующего документооборота «зависли» в стадиях регистрации и резолюции.
  3. Кроме того исследование показало высокую длительность перехода между состояниями: временной интервал между вводом 1-й и 2-й резолюциями достигает 59 ч., между датой ввода резолюции и датой исполнения документа достигает 162,8 часов, а временной интервал между исполнением и отметкой об исполнении в системе документооборота достигает 75,2 часов.
  4. Командой ICL Services даны рекомендации по улучшению и оптимизации процесса, а также дан ряд рекомендации по значительному снижению длительности отдельных этапов процесса

Продукты и технологии

Результаты

  • Было выявлено несоответствие фактически выполняемого процесса электронного документооборота принятому Положению Заказчика
  • Были выявлены узкие места процессов и источники сокращения потерь
  • Сформированы рекомендации по улучшению и оптимизации процесса
  • Эффективность процесса за счет оптимизации и расчета высвобожденных ресурсов составила 275 %, то есть процесс улучшился в 2,75 раза

Предоставленные услуги

Другие проекты

Вы можете задать мне
любые вопросы про
наши услуги

Ильдар Хуснутдинов
Руководитель службы предоставления сервисов

Организация

Контактное лицо

Я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»
На сайтах icl-services.com используются cookie-файлы. Оставаясь на сайте, вы даете свое согласие на использование нами cookie-файлов. Если, прочитав данное сообщение, вы не согласны, просим вас покинуть сайт.