ICL Services

Региональное министерство

Задачи

У Заказчика не были автоматизированы процессы приема и рассмотрения заявлений по государственным услугам. Также отсутствовали:

  • инструмент для фиксации этапов рассмотрения заявлений и контроля нормативных сроков исполнения заявлений;
  • единое место хранение документов и информации о них.
    Как следствие, предоставление отчетности (плановой и по запросу) было длительным и трудоемким процессом. Требовалось внедрить техническое решение для удобной и эффективной работы по данному процессу.

    Для пилотного проекта заказчик выбрал одну из наиболее востребованных государственных услуг. В дальнейшем планируется автоматизировать остальные гос. услуги, оказываемые Министерством.

Цели

  • Формирование единой точки приема заявлений по государственной услуге
  • Создание единого места хранения информации о лицензиях, приказах и других документах
  • Фиксация этапов рассмотрения заявления недропользователя в единой системе с возможностью оперативного контроля нормативных сроков рассмотрения заявления
  • Создание инструмента формирования отчетности для предоставления внутри министерства и по запросу
  • Повышение оперативности при рассмотрении заявлений за счет автоматизации отдельных процессов
Решение

Реализованное нами решение

  1. Перед специалистами ICL Serviсes стояла задача быстрой автоматизации слабо формализованного процесса. Заказчику требовалось показать, что срок реализации ИТ-проекта исчисляется не годами ожидания, а неделями и месяцами. Под эту задачу был выделен 1 бизнес- аналитик, 1 разработчик, 1 тестировщик и руководитель проекта. Под данный проект было принято решение о применении инструмента кейс-менеджмента (Adaptive Case Management) и технологии No Code: разработка структуры для хранения данных, экранных форм, настройка списков и фильтров выполнялось «мышкой» силами бизнес-аналитика. Через 1 месяц был продемонстрирован MVP заказчику, который был настроен силами одного аналитика и после которого заказчик принял решение о старте проекта. За этот месяц были изучены регламенты заказчика, проведены встречи по уточнению требований к системе и параллельно шла настройка системы. Через 3 месяца проект был уже окончен.
  2. В ходе проекта специалисты ICL Services создали единое место хранения информации по всем участвующим в процессе документам. Также был выстроен бизнес-процесс пилотной гос. услуги:

    • автоматическое формирование задач;
    • контроль нормативных сроков рассмотрения заявки;
    • возможность отслеживать историю изменения выдаваемых министерством лицензии: сроки действия лицензии, стадии рассмотрения заявления на выдачу лицензии;
    • автоматизировано формирование лицензионного соглашения;
    • настроены отчеты.
    По итогам проекта заказчик остался доволен результатами и скоростью реализации и планирует подобным образом организовать бизнес-процесс ещё по 10 гос.услугам министерства.

Продукты и технологии

  • BPM-система Studio Creatio, enterprise edition

    • Интеграция с почтовым сервером Exchange
    • Интеграция с файловым хранилищем (использование ftp)

Результаты

  • Сокращено время создания документа лицензионное соглашение (с нескольких часов до 5 -10 секунд).
  • Минимизированы риски повторного рассмотрения заявления из-за возникновения ошибок в формируемых лицензионных соглашениях.
  • Оперативный контроль выполнения задач сотрудниками министерства позволяет избежать доп. платежей в виде штрафов и неустоек по предоставлению данных в надзорные органы.
  • Уменьшена трудоемкость получения сводной отчетности. Отчеты доступны онлайн каждому пользователю системы, тогда как ранее для подготовки отчета требовалось до 1 дня.

Организация

Контактное лицо

Я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»
На сайтах icl-services.com используются cookie-файлы. Оставаясь на сайте, вы даете свое согласие на использование нами cookie-файлов. Если, прочитав данное сообщение, вы не согласны, просим вас покинуть сайт.
Наверх