Заказчик запустил проект внедрения новой облачной CRM-системы. Ранее он использовал другую систему, но ее функционал устарел и возможности развития системы не было. На этапе запуска в промышленную эксплуатацию необходимо было перенести чувствительную персональную информацию клиентов Заказчика в новую систему.
Часть информации удалось выгрузить из старой и загрузить в новую CRM-систему. Часть информации хранилась в формате приложенных к карточкам клиентов документов и выгрузить её автоматически было невозможно. Процесс переноса документов вручную был неудобен и потенциально занимал бы слишком много времени. К тому же нельзя было исключать риск человеческой ошибки. С учетом того, что в старой CRM-системе было более 21 000 различных записей, на перенос всей этой информации, по предварительным оценкам, нужно было бы затратить более 1500 часов. Своих ресурсов у заказчика не хватало, стоимость привлечения подрядчика была слишком высока и не входила в плановые затраты проекта, так же, как и привлечение, например, студентов для физического переноса информации было невозможно в виду чувствительной персональной информации, с которой необходимо было работать.
Часть информации удалось выгрузить из старой и загрузить в новую CRM-систему. Часть информации хранилась в формате приложенных к карточкам клиентов документов и выгрузить её автоматически было невозможно. Процесс переноса документов вручную был неудобен и потенциально занимал бы слишком много времени. К тому же нельзя было исключать риск человеческой ошибки. С учетом того, что в старой CRM-системе было более 21 000 различных записей, на перенос всей этой информации, по предварительным оценкам, нужно было бы затратить более 1500 часов. Своих ресурсов у заказчика не хватало, стоимость привлечения подрядчика была слишком высока и не входила в плановые затраты проекта, так же, как и привлечение, например, студентов для физического переноса информации было невозможно в виду чувствительной персональной информации, с которой необходимо было работать.
Задачи
- Корректно перенести чувствительные персональные данные из одной системы в другую за ограниченное время и небольшой бюджет.
Решение
Реализованное нами решение
- ICL Services предложила заказчику разработать робота на платформе RPA UiPath, который смог бы выполнить эту задачу.
- С учетом того, что скорость обработки информации роботом намного превышает скорость работы человека и, учитывая тот факт, что робот работает 24x7, по предварительным расчетам, робот должен выполнить эту работу менее чем за 1 месяц. На согласование деталей проекта, заключение договора, разработку робота, его тестирование, развертывание платформы и запуска в эксплуатацию ушел всего 1 месяц. В рамках проекта были разработаны тест-кейсы, которые покрывали все возможные исключения в работе робота.
- Таким образом, система должна работать практически автономно без привлечения персонала Заказчика.
Результаты
- В результате проекта был разработан робот, который по заданному алгоритму выполнил перенос данных из старой CRM-системы в новую.
- Робот взаимодействовал с обеими системами исключительно через пользовательский интерфейс и пользовался стандартным функционалом CRM-систем. Стоит отметить, что такой перенос конфиденциальной информации был проведён без риска утечки за счёт минимизации человеческого фактора.
- Робот обработал более 21 тысячи записей в исходной CRM-системе и перенес необходимые документы в новую за 20 календарных дней.
- Факт внедрения робота сократил трудоёмкость задачи в три раза, а срок переноса данных был сокращён почти в 10 раз за счёт круглосуточной работы робота в сравнении с восьмичасовым рабочим днём обычного сотрудника.
