Компания планировала автоматизировать процесс от появления заявки до поставки с помощью BPM-системы, и среди множества решений выбрала Creatio от Террасофт. Внедрить BPM-систему помогли специалисты ICL Services.
Creatio позволяет держать документацию, описание и изменение бизнес-процессов в одном месте среди всех сотрудников компании. Благодаря технологиям Low-code сроки внедрения сокращаются в три раза по сравнению с классическими BPM-системами.
Задачи
- Ускорить и стандартизировать процесс продаж
- Оптимизировать процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж
- Автоматизировать систему учёта заказчиков и упростить работу отделу продаж и бухгалтерии
Реализованное нами решение
- Автоматизировали процессы для отдела продаж.
Для автоматизации процессов компания-заказчик выбрала структурное подразделение в одной из европейских стран. При запуске нового направления продаж заказчику было важно выстроить все процессы прохождения лида, и разработанная BPM-система как раз для этого подходила.
Для обработки лидов выстроена единая система, благодаря которой появление заявки, ее оценка руководителем и формирование коммерческого предложения происходят в одном месте. Каждая заявка проходит следующий путь в Creatio:
1. Сотрудник отдела продаж при поступлении заявки заводит карточку клиента, в которой указывает названии компании, запрос и стоимость заказа.
- 2. Карточка передается руководителю отдела продаж, который принимает решение, будет ли компания работать с этой заявкой и назначает ответственного.
- 3. Ответственный менеджер по продажам с учетом новой информации формирует коммерческое предложение, а после подписания договора передает карточку в бухгалтерию для выставления счета.
Creatio от Террасофт позволило быстро включать новых сотрудников в работу: каждый новый сотрудник имеет доступ к истории коммуникации с заказчиком и всей информации о нем. Если сотрудник отдела продаж хранит информацию о заказчике только в своем блокноте, компания сталкивается с риском потери клиентской базы. Фиксация лидов в Creatio позволяет избежать подобных рисков.
В результате все данные о клиентах — название компании, запрос, бюджет, сроки — хранятся в единой системе.
- Интегрировали BPM-систему с 1С и Navision.
До внедрения BPM-системы данные клиентов хранились в 1C и Navision, однако эти системы не были синхронизированы. Данные и реквизиты одного и того же клиента в разных системах вводились по-разному — вплоть до несовпадения названия, адресов и реквизитов. В результате при выставлении счетов возникали проблемы, а информация о клиенте дублировалась.
BPM система взяла на себя роль единой точки создания списка клиентов и дальнейшей маршрутизации их в 1С и Navision.
Бухгалтеры и производственный блок не заводят новые карточки в 1C и Navision соответственно, а лишь дополняют информацию из Creatio. В результате карточки не дублируются, в 1C и Navision нет лишней информации, а специалисты,которые работают в этих системах, не вводят данные клиента вручную. Все выглядит просто и для отдела продаж: для передачи лида на следующий этап достаточно нажать кнопку «Передать в 1С» или «Передать в Navision».
- Помогли запустить Service Desk.
Сейчас заказчик использует Creatio от Террасофт не только для автоматизации процессов в продажах, но и как Service Desk.
ИТ-служба компании централизованно обрабатывает запросы от пользователей 1C и Navision в BPM-системе. Специалисты ICL Services провели аудит ИТ-процессов и составили рекомендации по организации Service Desk. Далее заказчиком был проведен выбор системы Creatio, выстраивание процессов поддержки пользователей и развернул их из коробки. ICL Services сейчас закрывает третью линию поддержки и дает рекомендации по настроенным процессам в системе.
Результаты
- Благодаря ICL Services заказчик получил BPM-систему, с помощью которой процессы продажи стали более стандартизированными.
- Компания может быстрее обучать и погружать новых сотрудников в продажи, при этом не рискует потерять базу клиентов из-за увольнения специалистов.
- Благодаря интеграции Creatio с 1C и Navision карточки клиентов не дублируются, а бухгалтеры и другие специалисты не вводят данные вручную.
- Заказчик быстрее обрабатывает лиды, а подразделения компании стали взаимодействовать эффективнее.