Для повышения скорости принятия решений и внутреннего взаимодействия заказчик был заинтересован в оценке эффективности действующих процессов делопроизводства и поддерживающей его системы документооборота. Заказчик также хотел оценить эффективность текущего уровня автоматизации процессов делопроизводства.
Задачи
- Провести экспресс-анализ процессов делопроизводства, заложенных в действующей системе документооборота
- Проанализировать исполнительскую дисциплину пользователей в действующей системе документооборота
- Определить пути улучшения процесса
Реализованное нами решение
- В рамках подготовки к автоматизации процессов делопроизводства заказчика был проведен анализ процессов делопроизводства, выполняемых в действующей системе документооборота. Для анализа силами ICL Services была сделана выгрузка файлов из действующей системы, был произведен анализ данных и анализ полученных результатов.
- Реализация проекта заняла 1 рабочий месяц. Исследование выявило следующие показатели: всего за данный период было введено в систему 4325 документов, из них резолюция введена только для 3601 документа, из них отмечены как исполненные только 55 документов. Остальные 4270 входящих документов в системе действующего документооборота «зависли» в стадиях регистрации и резолюции.
- Кроме того исследование показало высокую длительность перехода между состояниями: временной интервал между вводом 1-й и 2-й резолюциями достигает 59 ч., между датой ввода резолюции и датой исполнения документа достигает 162,8 часов, а временной интервал между исполнением и отметкой об исполнении в системе документооборота достигает 75,2 часов.
- Командой ICL Services даны рекомендации по улучшению и оптимизации процесса, а также дан ряд рекомендации по значительному снижению длительности отдельных этапов процесса
Продукты и технологии
- Приложения MS Office: Excel, Access
- Инструмент проведения автоматизированного глубинного анализа процессов PRO/ЗРЕНИЕ
- Методология Six Sigma
Результаты
- Было выявлено несоответствие фактически выполняемого процесса электронного документооборота принятому Положению Заказчика
- Были выявлены узкие места процессов и источники сокращения потерь
- Сформированы рекомендации по улучшению и оптимизации процесса
- Эффективность процесса за счет оптимизации и расчета высвобожденных ресурсов составила 275 %, то есть процесс улучшился в 2,75 раза
Предоставленные услуги и решения
Другие проекты
Вы можете задать мне
любые вопросы про
наши услуги
Ильдар Хуснутдинов
Руководитель службы предоставления сервисов
Руководитель службы предоставления сервисов