Как избежать ошибок при моделировании бизнес-процессов?

Какие есть методики моделирования бизнес-процессов

На сегодняшний день существует множество методик моделирования бизнес-процессов. Как правило, моделирование процессов происходит следующим образом. Консультант опрашивает участников бизнес-процесса, те дают картину «как есть». После чего консультант формирует и согласует модель бизнес-процессов «как есть», и это является отправной точкой для модели «как должно быть», постоянного усовершенствования или реинжиниринга процессов. Недостатки такого подхода следующие: во-первых, изначально идет ориентация на устоявшуюся модель работы, во-вторых, моделирование основано на не всегда адекватных данных, в-третьих, моделирование проходит в два этапа «как есть» и «как должно быть».

Другой вариант — использование технологии process mining: консультант на основе выгрузки данных логов информационных систем строит модель «как есть». Это решает проблему неадекватных исходных данных, но не решает вторую — ориентацию на то, как работаем сейчас.

В этом материале мы подробно рассмотрим вытягивающий метод моделирования бизнес-процессов. С помощью этого современного подхода можно попытаться решить обе проблемы и в ходе самого моделирования найти возможности повышения эффективности процесса. Как и в методологии бережливого производства, метод сфокусирован на ценности, которую бизнес-процесс создает для своего потребителя. Он помогает как в моделировании отдельных бизнес-процессов, так и при моделировании сети бизнес-процессов всей организации.

Первый принцип вытягивающего метода: обязательно регистрировать все входы и выходы

Под бизнес-процессом понимается систематическая деятельность какой-либо части организации по преобразованию входов в выходы. При моделировании процесса необходимо регистрировать абсолютно все значимые входы и выходы. При этом входы процесса удобно классифицировать на преобразующие, преобразуемые и управляющие. На рисунке 1 изображены входы и выходы процесса, расположенные согласно методологии SADT и нотации IDEF0.

Принцип второй: двигаемся не от начала к концу, а наоборот

Зачастую при разработке модели отправной точкой служат начальные операции процесса, просто потому что так привычнее. В рассматриваемом нами вытягивающем методе предлагается начинать с конечных операций, с конечных результатов процесса. Рассмотрим простой процесс доставки пиццы покупателю. Сначала определимся с выходами. В результате процесса у клиента должна появиться пицца, а у курьера — оплата за нее. Таким образом, у процесса будет минимум два выхода.

Оплата — выход операции «Принять оплату», доставленная пицца — выход операции «Передать заказ клиенту», при этом скорее всего клиент сначала примет заказ, потом оплатит. В модели внутри процесса появляются две операции, которые формируют данные выходы.

Рассматриваем операции подробнее. Операция «Принять оплату» может выполняться с помощью кассового терминала (преобразующий вход), для него должна быть инструкция (управляющий вход). Чтобы знать, сколько денег получить с клиента, курьер должен иметь документ с соответствующей суммой, бланк заказа (преобразуемый вход). Чтобы передать заказ, курьер должен получить заказ, готовый к доставке, при этом максимальный срок доставки скорее всего установлен регламентом доставки (управляющий вход). Таким образом, на схему процесса можно добавить входы. Из них два будут внутренними для процесса (являются результатами других операций этого же процесса) и можно дальше раскручивать процесс к началу, выявляя предыдущие операции. Появилось также три внешних для процесса входа, являющихся в свою очередь выходами других бизнес-процессов.

Принцип третий: сразу отмечаем несоответствия

При моделировании можно сравнивать получаемый процесс с реальностью. Если в жизни процесс выстроен не так (например, сначала оплата, потом передача заказа), это повод разобраться, почему процесс построен именно так, и зачастую найти неэффективности из разряда «так сложилось».

Например, в результате «вытягивания» операций видим, что для какой-либо операции нужны входы от двух других. Это говорит о том, что данные операции могут выполняться параллельно. Если в реальной жизни видим, что операции выполняются строго последовательно, возможно, это неэффективность и стоит перестроить процесс.

Прочитать материал полностью можно на сайте издания «TADviser», либо скачав его по вкладке «Прочитать позже», которая находится в начале новости.