Готово!
Скоро материал придет на указанную электронную почту. Также подписывайте на нас в Facebook
Ok
Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли
Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.
Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.
Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.
Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.
1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.
2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.
3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.
Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:
4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.
5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.
6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,
Local area connection -----> properties-->TCP/IPv4-->properties.
7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.
8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.
9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.
Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».
Новости по теме
- 23 апреля
Patch Management: тестируем ежемесячные обновления ПО
В качестве способа существенного снижения рисков крупные компании выбирают регулярную установку обновлений пакетами (релизами) с обязательным тестированием обновлений перед их развёртыванием в масштабе всей компании.
- 11 мая
6 главных книг по разработке ПО
Главные книги, которые нельзя упустить среди «непроверенных временем новичков» и то, без чего точно не обойтись, в списке от Андрея Крехова, заместителя директора по специальным программам ICL Services
- 9 августа
«Снаряд»: новый инструмент техподдержки бизнеса
Помощь клиентам «на местах» станет на 30% быстрее, а работа инженеров — эффективнее.
- 14 января
Как Peer Zoning упростил нам жизнь и помог сбалансировать нагрузку EMC VPLEX
В материале эксперта рассматриваем пути решения двух проблем, возникших в storage-инфраструктуре компании.
- 22 февраля
«Как в спорте, так в бизнесе стремишься к лучшим результатам, и в этом помогает команда»
Исполнительный директор ICL Services о том, почему «перетренить» хуже, чем «недотренить», и об идее автоматизации беговых мероприятий
Будьте в курсе новостей
Подпишитесь на рассылку и будьте в курсе наших последних новостей