Управление программными активами: как достичь эффективности?

В наши дни, когда затраты на ПО могут составлять до 30% ИТ бюджета, становится жизненно важным грамотно управлять ими. Чтобы избежать излишней стоимости активов ПО, включая стоимость лицензирования, разворачивания и поддержки, компаниям следует управлять своими программными активами. В противном случае они подвергают себя риску больших штрафов со стороны вендоров ПО, а также рискам неэффективного приобретения и использования программного обеспечения. Частое же вовлечение специалистов техподдержки для управления ПО на рабочих местах пользователей означает простой бизнеса и дополнительные непрямые убытки.

Чтобы использовать ПО для поддержки бизнеса, а не отягощать его лишними финансовыми затратами, необходимо внедрять процессы управления ИТ-активами. Это особенно актуально для процессов в средних и крупных компаниях со штатом от 100 человек.

Чтобы эффективно управлять ПО как активом, необходимо всегда иметь точную картину используемого в компании ПО. При этом желательно располагать полными и достоверными ответами на следующие вопросы:

1. Какое ПО установлено в компании?
2. Кем и как оно используется?
3. Какие есть его версии и редакции?
4. Как лицензируется данное ПО?

В современных реалиях состояние ИТ-активов постоянно меняется, а значит меняются и ответы на поставленные вопросы. Оптимизация затрат на ПО становится крайне трудоемкой задачей, требующей больших усилий как в процессной области, так и в операциях по инвентаризации ПО и лицензий, взаимодействию с вендорами и ключевыми пользователями приложений.

Что такое SAM?

Услуга управления программными активами (Software Asset Management, SAM) — это методология, направленная на снижение юридических, финансовых и репутационных рисков и оптимизацию затрат, связанных с управлением парком ПО.

Управление программными активами подразумевает не только разовую инвентаризацию ПО и лицензий, но и процессный подход к обеспечению постоянного уровня лицензионного соответствия, оптимизации затрат и нормализации ПО активов. При зрелом процессе компания всегда точно знает, какое ПО где установлено, как оно используется, покрывается лицензированием и располагает четкой стратегией эффективного приобретения и управления жизненным циклом ПО. Все это невозможно без грамотно поставленных процессов управления ИТ-активами (IT asset management, ITAM) подразумевающих, в частности, проектирование, создание, использование и поддержку конфигурационной базы данных (Configuration Management Database, CMDB).

Выгоды для бизнеса

Внедрение SAM позволяет не только избежать финансовых и репутационных потерь из-за штрафов со стороны вендоров ПО, но и существенно оптимизировать ИТ-бюджет с помощью:

1. грамотного планирования приобретения ПО, что возможно только при условии внедрения SAM;
2. сокращения стоимости поддержки ПО благодаря нормализации используемого ПО, его версий и редакций;
3. рационализации неиспользуемых лицензий;
4. сокращения количества инцидентов и проблем, связанных с ПО.

Как следствие внедрения SAM, компания может уменьшить свой парк ПО в десятки раз, тем самым и сократив время на его обслуживание и увеличив производительность конечных пользователей. Это позволит им сфокусироваться на бизнесе и повысить свою удовлетворенность условиями работы. Кроме того, SAM способствует укреплению репутации организации как следующей принципам лицензионной чистоты и уважающей юридическое право на интеллектуальную собственность.

Внедрение SAM

Внедрение SAM базируется на концепции уровней зрелости управления программными активами. Так, на нижнем базовом уровне SAM состоит из:

1. единовременного проведения инвентаризации программных активов;
2. аналитической работы по нормализации полученной информации;
3. проверки соответствия парка ПО имеющимся в распоряжении компании действующим лицензиям.

Специалисты ICL Services проводят все необходимые действия и предоставляют заказчикам не только отчет об уровне лицензионного соответствия, но и составляют план его ликвидации.

Переходы на более зрелые уровни SAM позволяют компании подготовиться к проведению аудитов и существенно экономить на ПО. Продвижение SAM на рационализированный и динамический уровни зрелости подразумевает обязательное создание конфигурационной базы данных, процессов управления ИТ-активами (включая аппаратные), проведение регулярных проверок уровня лицензионного соответствия и действий по предотвращению возможностей потенциального несоответствия ПО приобретенным лицензиям.