Чек-лист: Как выбрать правильного поставщика ИТ-услуг

На первый взгляд, вопросы звучат глупо, и ответ очевиден, но тем важнее задавать их себе снова и снова. В этих рассуждениях важно не попасть в ловушку с подменой понятий: объяснить себе не «почему я трачу деньги на ИТ», обосновывая свои прошлые решения, но в какую точку я хочу прийти — «зачем я это делаю».

При ответе на эти вопросы у вас появится понимание, чем отличается текущее положение вещей от идеального состояния, к которому вы стремитесь; выявятся имеющиеся недостатки.

Шаг 2. ТЗ как карта местности

Кейс: в представленном заказчику концепте эксперты ICL Services сначала совместно с представителями ИТ-службы заказчика разобрались, какая за запросом «нам надо всё, что можно, перевезти в облако» была заявлена изначальная цель к достижению (максимальная экономия при неизменном качестве), а затем продемонстрировали образ результата в виде конечных цифр по экономии и показателей эффективности работы существующих ИТ-сервисов, понятных как ИТ-службе, так и представителям иных бизнес-структур на стороне заказчика. Так появилось другое ТЗ.

Когда услуги описаны в терминах и определениях, максимально удобных для интерпретации в рамках ваших бизнес-процессов, вам можно приступать к формированию технического задания.

При составлении ТЗ важно описывать не детализированные шаги, которые вы ожидаете от поставщика услуг (их вы всегда сможете согласовать при заключении контракта на любом удобном уровне детализации), а набор функциональных параметров, которые ваш потенциальный поставщик должен будет реализовать. Гораздо важнее вынести в ТЗ количественные показатели результата, определяемые функциями, которые исполняет категория сотрудников, для кого данная ИТ-услуга приобретается.

Шаг 3. Обзор рынка и выбор победителя

С финализированным ТЗ на руках вам становится гораздо легче ориентироваться в огромном количестве предложений на рынке, поэтому на данном этапе можно приступать к его полноценному обзору.

В этом процессе важно:

1) понять, насколько тот или иной оффер соответствует вашим ожиданиям;

2) оценить затраты при выборе подрядчика.

Возможно, в вашем случае выгоднее отдать ИТ-хозяйство одному поставщику или, напротив, разбить покупку на несколько лотов.

После того как круг подходящих контрагентов очерчен, важно донести до него собственную позицию. На этом этапе к поставщику предъявляются уже совсем другие требования, нежели на шаге 1. Теперь его цены могут не быть самыми низкими на рынке, и он не обязательно предлагает максимум «работы» за те деньги, которые вы готовы заплатить. Главный критерий — максимальное соответствие предложения вашим сформированным потребностям — то, насколько качественно поставщик сможет трансформировать свои параметры производства под функциональные требования к ИТ-услугам на вашем предприятии. Ваш поставщик предоставляет вам такой объем ценности, который с лихвой компенсирует возможные расходы с вашей стороны.

Таким образом, мы приходим к выводу, что наилучший поставщик ИТ-решений и сервисов в современном рынке — этот тот, кто может смотреть на свои продукты глазами заказчиков. Чем более бесшовно поставщик сможет встроиться в ваши процессы, тем больше времени вы сможете уделить вопросам развития ключевых направлений бизнеса, и тем скорее ИТ-решения станут инструментом для достижения целей.

Главные требования к поставщику ИТ-услуг представлены в таблице ниже:

Параметры, значимые для заказчика ИТ-услуг       Ожидаемые значения

Производство поставщика                                           Гибкие методологии
                                                                                                Быстрая пересборка
                                                                                                Легко встраивается в модель производства заказчика

 Взаимодействие с клиентом                                       Понимание процессов, поддерживаеых ИТ
                                                                                                Поиск проблемных зон,  не готовых решений 

 Качество работы                                                              Стабильность работы бизнес-процессов заказчика