ICL рассказала, как переводила свои подразделения на платформу «Яндекс 360» для бизнеса

Как указал Мерцалов, долгое время ICL использовала Microsoft 365. На платформе были завязаны бизнес-операции, внутренняя коммуникация и взаимодействие с клиентами. В рамках подписки компания также работала с Exchange, Teams и остальным набором инструментов. Позже компания решила мигрировать на облачную платформу от российского вендора и начала искать простое решение, работу с которым быстро освоят 3 тысячи сотрудников. Также решение должно было соответствовать требованиям безопасности и легко интегрироваться с системами, уже надстроенными над Microsoft 365. В марте ICL проанализировала рынок облачных платформ, часть решений отсеяла по критериям безопасности. В итоге выбирали между «Яндекс 360» для бизнеса и другим конкурентным сервисом, название которого не уточняется.

Пилотный запуск и тестирование

Перед полноценным переходом всей компании на новую платформу нужно было сравнить и протестировать оба варианта на небольшой группе сотрудников. ICL запустила пилотный проект, чтобы понять, какой функционал она теряет в связи с отказом от подписки на Microsoft 365 и чем может его заменить. Суммарно на пилот выделили два месяца.

Первый этап — подготовительный. ICL сформировала команды сотрудников и приоритизировала их текущие задачи, чтобы выделить время на участие в тесте. Среди участников были разработчики, маркетологи, инженеры, менеджеры разного уровня, в том числе по продажам, специалисты по информационной безопасности, специалисты поддерживающих подразделений. Помогли тестировщики: они очень старались «сломать» платформы.

Дальше ICL решила вопросы с доступами, организовала рабочие пространства на новых платформах и разработала два объёмных чек-листа: по информационной безопасности и юзабилити. В компании, у которой много клиентов и сотрудников, даже маленькая ошибка может привести к потере репутации. Поэтому ICL пристально оценивала операционные риски, «под микроскопом» рассматривала новости о сервисах. Команде «Яндекса» задавали огромное количество вопросов о безопасности. Почти два месяца прорабатывали документацию, составили кастомный договор, хотя на старте это казалось невозможным, указывает Мерцалов.

Чек-лист по юзабилити состоял более чем из 100 пунктов и включал бизнес-кейсы, которые сотрудники выполняют ежедневно: отправить письмо, добавить вложение, организовать конференцию с коллегами. Большая часть задач лежит на поверхности, но компании нужно было глубоко проверить платформы, поэтому для каждого кейса прописали малейшие детали. Например, удобно ли синхронизировать конференцию в календарях, можно ли поделиться записью встречи с участниками, насколько легко прикрепить файл к письму. 

Второй этап — тестирование. Пилот был построен таким образом: 100 участников — по 50 на каждую платформу. Пользователи, тестирующие «Яндекс 360» для бизнеса, не могли работать с платформой конкурента, и наоборот. Это помогло избежать сравнений «лучше — хуже».

«Системы тестировали примерно четыре недели. Сотрудник выполнял задачу, прописанную в бизнес-кейсах, — например, провести конференцию в Яндекс Телемосте, — и заполнял чек-лист по юзабилити. В нём отмечал уровень удобства при работе с инструментом. Неудобства комментировал в отдельной строке, описывая, что именно не получилось», — указал Булат Давлетшин, менеджер проектов ICL Services.

Продолжение читайте на сайте.