Почему компании выбирают BPM-платформы?

Если коротко — это программа, которая помогает организовать рабочие процессы так, чтобы каждым шагом управляла система, а не человек и после каждого этапа задачи продвигались дальше без лишних усилий.

Представьте: вы создаете заявку на выдачу клиенту тестового оборудования. Кто исполняет обязанности конкретного сотрудника, который ответственен за этот процесс, вы не знаете. Но искать эту информацию вам больше не надо: заявка автоматически уходит нужному сотруднику, который проверяет наличие товара на складе и одобряет выдачу — и дальше по цепочке подключаются сотрудники склада для выдачи оборудования. При этом служебная записка на вынос оборудования уже готова – система позаботилась об этом сама. Никаких лишних писем, звонков, вопросов вроде: «А кто должен был сделать?».

Самое важное — не нужно быть программистом, чтобы настроить систему. Удобные интерфейсы позволяют собирать процессы, как конструктор. Это уже не инструмент для ИТ или топ-менеджеров. Это то, что может изменить жизнь любого сотрудника.

До внедрения BPM сотрудники компаний могут чувствовать хаос в рабочих процессах: одна задача может перекрывать другую, где-то могут потеряться документы, где-то сотрудники могут забыть про сроки. После интеграции ВРМ становится легче. Не потому что нагрузка уменьшилась, а потому что теперь сотрудники четко видят весь бизнес-процесс в целом: перечень задач, их состояние, приоритеты, стадии подготовки документов, роли коллег на каждом кусочке процесса. Это позволяет быть спокойными за результат и сосредоточиться на важных задачах.

· Автоматизация, придуманная не ради цифровизации, а реально работающий инструмент, выполняющий конкретные задачи. Заявки обрабатываются быстро, ошибки минимизируются.

· Прозрачность — все этапы процесса на экране. Никакой игры в догадки: кто и что делает, сколько времени остаётся, где и у кого зависла задача.

· Гибкость —система адаптируется при любых изменениях. При добавлении нового шага в процесс не создается никакого хаоса: бизнес дальше бежит к своим целям.

· Масштабируемость. Когда компания растёт, система растёт вместе с ней: новые функции, больше пользователей, балансировка нагрузки на систему. Все это базовые инструменты любой BPM-платформы.

В одной из производственных компаний наша команда занималась автоматизацией и оптимизацией процессов отдела закупок и продаж оборудования. , Уже через 3 месяца руководитель отдела отметил, что количество ошибок сократилось до минимума. Вместо постоянного контроля, теперь достаточно вовремя реагировать на оповещения системы, при этом эффективность работы подразделения выросла более чем на 30%.

А в смежном тендерном отделе, руководство отметило удобство системы, выстроенных процессов и интерфейсов для работы с договорами и заказами. Поиск нужного документа стал занимать не более 2 минут, даже если никто не знал, где лежит документ. Заявки стали поступать в «одно окно», понятно и быстро отрабатываться.

В целом пользователи отмечают, что использование BPM-систем не только оправдывает ожидания, но приносит и эмоциональное удовлетворение от выполнения поставленных задач в заданные сроки.

Многие из нас живут по принципу «доверяй, но проверяй». Так и в рабочих процессах, кажется, что, если сам не проверишь каждый шаг, всё сломается. Но с BPM можно об этом забыть: если правильно настроить систему, она будет работать как часы. Ей можно доверять и быть уверенным, что ничего «не сломается», оповещения о необходимости принятия решений придут вовремя, а задачи не потеряются, важная информация не будет случайно удалена, все доступы будут предоставлены только тем, кому они нужны. При этом система будет логировать все важные изменения.

Если вы думаете, что BPM — это сложно, дорого, не для вашей компании, возможно, вы просто не нашли свою систему. Сегодня существует множество решений, которые можно начать использовать буквально за пару дней и с бесплатным тестовым периодом. Возможно, функционал некоторых систем подойдет вам без изменений, и без единой строчки кода вы улучшите свои процессы без привлечения интегратора. А может быть, ваши процессы и продукты на рынке настолько уникальны, что будут нужны возможности глубокой настройки под бизнес и тогда лучше обратиться к опытной команде.

Внедрение займёт время – от 2-х недель до 7 месяцев в среднем. Предстоит определить разницу между вашими процессами и процессами в системе. Далее предстоит их «подружить», выбрать облако или on-prem-размещение, подумать о безопасности и надежности и пройти еще много важных этапов. Здесь цель всегда оправдывает средства.

Возможно, потребуется немного обучения, адаптации мышления для принятия изменений. Лучше этот период провести с командой интегратора.

В результате — свобода от хаоса и рутины, своевременный контроль, повышение эффективности и внутренний комфорт. Ваши усилия оправдаются.

Можно долго говорить о KPI, экономии времени, снижении ошибок. Но настоящий эффект BPM в том, что он даёт людям возможность вместо рутины сосредоточиться на интересных задачах, тех самых, что требуют большего вовлечения от специалистов: на коммуникации, на решении проблем и, самое важное, на развитии бизнеса. Если хотите узнать, с чего начать этот путь и как выбрать подходящее решение, оставляйте заявку на сайте. Эксперты ICL Services будут рады поделиться опытом и рекомендациями.