Пять рекомендаций для пересмотра договоров на аутсорсинг

Далее компания должна провести открытую дискуссию с поставщиком относительно этих целей. Прежние договоры могут быть недостаточно гибкими, чтобы адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнеса и технологий, поэтому для компании становится особенно важным четкое формулирование того, что она хочет получить от пересмотра контракта. В идеале, компания должна начать процесс переговоров по пересмотру со списка обязательных целей, стараясь не попасть в ловушку простого обсуждения необходимости повышения качества обслуживания и снижения затрат в целом. Когда же целью новых переговоров является цена, стремитесь к откровенной беседе, в том числе потребовав от поставщика показать ценовую разбивку. 

Прежде чем начинать переговоры с поставщиком, обеспечьте внутреннее согласие. Вне зависимости от конечного результата любого пересмотра важно вовлечь, с самого начала, все стороны внутри компании, затронутые нынешним механизмом аутсорсинга. Ключевые лица, принимающие решения, и высшее руководство должны быть осведомлены о целях и ходе переговоров о пересмотре, чтобы условия нового контракта не стали для них неожиданностью, когда наступит время его подписания. Аналогично, сотрудники на местах получат ценную информацию о том, каким образом могут быть преобразованы отношения с внешними поставщиками, чтобы лучше соответствовать требованиям компании. Полное согласие в отношении целей перезаключения контракта упростит преобразование компании в случае необходимости тех или иных изменений – все проходит более гладко, если все стороны уже вовлечены в план.

Когда согласие достигнуто, но прежде обращения к поставщику, компании необходимо также разработать документированный процесс управления контрактами. Он должен включать в себя комплексную систему контрактной документации для отслеживания поправок, отказов или других изменений в первоначальном договоре, и введение политики, по которой только определенные уполномоченные лица имеют право утверждать такие изменения.
   


Избегайте операционного риска. Хотя во время повторных переговоров будут иметь место некоторые взаимные уступки, поставщики вряд ли согласятся на любые радикальные изменения в своих операционных моделях. Вместо того чтобы вынуждать поставщика действовать в незнакомой ему сфере (что в конечном итоге может принести плохие результаты для обеих сторон), компания должна поинтересоваться, будет ли текущая операционная модель поставщика соответствовать потребностям компании в будущем. Углубленное изучение деятельности поставщика должно включать в себя оценку того, будет ли поставщик соответствовать требованиям компании через несколько лет. Скорее всего, поставщик использует одну и ту же отработанную операционную модель для нескольких клиентов, что расширяет диапазон выборки для определения «за» и «против» продолжения отношений.

  
Проведите маркетинговое исследование. Компании должны исследовать преобладающие рыночные условия и передовой опыт, а также оценить конкурентоспособность своих существующих соглашений в сфере аутсорсинга. Возможно, что подписанные несколько лет назад контракты были созданы в «другую эпоху» в технологическом плане и уже не включают последние инновации. Компании также могут обнаружить, что другие поставщики предлагают скидки – во время переговоров по пересмотру это можно использовать в качестве аргумента для снижения цены. Кроме того, сравнение цен может стать ценным источником информации при выборе альтернативного поставщика, если переговоры о пересмотре окажутся неудачным. За столом переговоров знание – это сила.
 
Защитите себя и пригласите внешних консультантов. В дополнение к удержанию и привлечению внутренних специалистов, компания должна также призывать способных внешних экспертов до и во время процесса переговоров о пересмотре. Эти эксперты обеспечат защиту компании как при переговорах, так и в будущем, в случае ухудшения отношений с поставщиками. Это могут быть внешние консалтинговые фирмы, специализирующиеся на переговорах о пересмотре контрактов на аутсорсинг, или внешние юридические консультанты, которые понимают будущие последствия подробностей условий контракта. Консультант также может дать компании рекомендации о том, как наилучшим образом защитить тайну отношений юриста с клиентом во время переговоров о пересмотре и в будущем. И, конечно же, он может консультировать относительно прекращения договоров и вариантов разрешения споров, если повторные переговоры заходят в тупик.
 
Кристофер А. Зайдль и Ли Чжу – юристы в Robins Kaplan LLP. Они входят в подразделение фирмы, которое занимается глобальным бизнесом и привлечением технологических ресурсов, и их деятельность включает в себя оказание помощи клиентам для избегания споров с внешними поставщиками и разрешение таких споров в случае их возникновения.